SGK Tin Học 12 - §5. Các thao tác cơ bản trên bảng

§5
CÁC THAO TÁC Cơ BẨN TRÊN BẢNG
Cập nhạt dữ liệu
Sau khi tạo cấu trúc các bảng, việc tiếp theo là cập nhật dữ liệu.
Cập nhật dữ liệu là thay đổi dữ liệu trong các bảng gồm: thêm bản ghi mới, chỉnh sửa, xoá các bản ghi.
Có thể thêm, chỉnh sửa và xoá các bản ghi bằng nhiều cách. Tuy nhiên, chế độ hiển thị trang dữ liệu của bảng (h. 24) cho một cách đom giản để thực hiện điều này.
B HOC_SINH : Table .
MaSo
HoDem
Ten
GT
NgSinh
DoanVien
DiaChi
To
►
1
Nguyễn Xuân
Bình
Nam
09/12/1991
0
12 Lê Hồng Phong
1
2
Tran Thành
Hưng
Nam
07/03/1991
0
7 BàTriệu
1
3
Đỗ Bích
Hằng
Nữ
15/10/1991
0
123 Tây Sơn
2
4
Nguyễn Thuý
Hường
Nữ
02/11/1991
□
5 Oội Cấn
3
5 Phạm Kim
Anh
Nữ
05/12/1991
□
12 Lê Lợi
2
6 Bùi Binh
Thuậĩ
Nam
23/09/1990
0
314 Phan Bội Châu
3
7 Trương Hồng
Hồ
Nữ
03/03/1991
0
92 Nguyễn Trãi
4
8 Đào Thanh
Thuỷ
Nữ
23/04/1991
□
6 Điện Biềh Phủ
4
9 Lê Kiến
Quốc
Nam
30/07/1991
0
89 Trần Hưng Đạo
3
10 Phan Anh
Tuấn
Nam
10/01/1991
0
20 Hai Bà Trưng
4
11 Cao Ngọc
Trinh
Nữ
12/12/1991
0
49 Minh Khai
3
12 Trần Anh
Hùng
Nam
06/09/1991
. 0
35 Phùng Hưng
1
Hình 24. Chế độ trang dữ liệu của hảng
Thêm bản ghi mới
Hình 25. Thanh cóng cụ trang dư liệu bảng (Table Datasheet)
• Chọn lnsert-»New Record hoặc nháy nút ►* trên thanh công cụ rồi gõ dữ liệu tương ứng vàp mỗi trường.
. Cũng có thể nháy chuột trực tiếp vào bản ghi trống ở cuối bảng rồi gõ dữ liệu tương ứng.
Chỉnh sửa
Để chỉnh sửa giá trị một trường của một bản ghi chỉ cần nháy chuột vào ô chứa dữ liệu tương ứng và thực hiện các thay đổi cần thiết.
Xoá bản ghi
Chọn bản ghi cần xoá.
Nháy nút hoặc nhấn phím Delete.
Trong hộp thoại khẳng định xoá (h. 26), chọn Yes.
Lưu ý khi đã bị xoá thì bản ghi không thể khôi phục lại được.
Hình 26. Hộp thoại khẳng định xoá
Sắp xếp và lọc
Sắp xếp
Hình 27. Bảng HOC_SINH được sắp xếp theo tên
Access có các công cụ cho phép sắp xếp các bản ghi theo thứ tự khác với thứ tự chúng được nhập.
Chọn trường cần sắp xếp trong chế độ hiển thị trang dữ liệu;
Dùng các nút lệnh z	Lọc theo ô dữ liệu dạng chọir. Chọn ô rồi nháy nút , Access sẽ lọc ra tất cả các bản ghi có giá trị của trường tương ứng bằng với giá trị trong ô được chọn.
Lọc theo mẫu\ Nháy nút rồi nhập điều kiện lọc vào từng trường
tương ứng theo mẫu, sau đó nháy nút để lọc ra tất cả các bản ghi thoả mãn điều kiện.
 (tăng dần) hay A+ (giảm dần) đế săp xếp các bản ghi của bảng dựa trên giá trị của trường được chọn;
Lưu lại kết quả sắp xếp.
Ví dụ
© Để sắp xếp các bản ghi theo tên:
Chọn trường Ten;
Nháy nút z*. Các bản ghi sẽ được săp xếp tên tăng dân theo báng chữ cái (h. 27).
© Để sắp xếp các bản ghi theo thứ tự giảm dần của ngày sinh (học sinh nhỏ tuổi hơn xếp trước):
Chọn trường NgSinh;
Nháy nút A+.
Lọc
Lọc là một.công cụ của hệ QTCSDL cho phép tìm ra những bản ghi thoả mãn một số điều kiện nào đó phục vụ tìm kiếm. Ta có thể dùng lọc để tìm các bản ghi trong bảng phù hợp với điều kiện chọn.
Access cho phép lọc ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó bằng cách sử dụng các nút lệnh sau đây trên thanh cồng cụ Table Datasheet (h. 25):
Lọc theo ó dữ liệu đang chọn
Lọc theo mẫu, điểu kiện đuọc trình bày dưới dạng mẫu
V
Lọc/Huỷ bỏ lọc
Sau khi kết thúc, có thể nháy lại vào nút để trở về dữ liệu ban đầu. Ví dụ. Sử dụng chức năng lọc theo ô dữ liệu đang chọn và theo mẫu. © Để tìm tất cả các học sinh có tên là Hải\
Hình 28. Chọn ô dữ liệu để lọc
Chọn một ô trong cột Ten có giá trị là "Hải" (h. 28).
Nháy nút Access hiển thị danh sách các học sinh có tên là Hải (h. 29).
ffl) HOC_SINH : Table
"MasTP^HoCern”
-1 Ten
1 ST
NgSlnh 1
ĐoanVlen
DlaChl
►
31 BÙI Văn
à
Nam
21/12/1991
0
25 Bà Trêu
1
32 Lẽ Thanh
Hảl
Nữ
23,04/1991
0
ôóTâySOh
4
34 Hoàng Xuân
Hảl
Nam
2G/D9/199Ũ
□
63 Phán Chu Trinh
1
35 Nguyễn Quang Hải
Nam
25/ũ1/1991
□
36 Klm Liên
2
*
umber)
B
0
Record: J)
Hình 29. Kết quả lọc theo ô dữ liệu đang chọn
© Để hiển thị danh sách các học sinh nữ thuộc tổ 2:
Nháy nút ;
Trong hộp thoại Filter by Form, nhập điều kiện lọc: nhập "Nữ" trong
cột GT và nhập 2 trong cột To (h. 30);
LB HOC SINH: Filter by Form
Đ@®
1	1 MsSo 1	HoDem	1 Ten 1 GT 1 NgSinh 1 DoanVien 1
DiaChi
1 To ĩ
1 ► 1	“Nữ“	■
2Ù
|\ Look for	Or /	<1
“5
Hình 30. Mẫu lọc
3. Nháy nút để thực hiện lọc (h. 31).
Hình 31. Kết quả lọc theo mẫu
Tìm kiếm đơn giản
Chức năng tìm kiếm (tìm kiếm và thay thế) trong Access tương tự như chức năng này trong Word.
Ví dụ, để tìm cụm từ nào đó trong bảng, ta thực hiện theo một trong các cách sau:
Cách 1: Chọn Edit->Find...
Cách 2: Nháy nút l .
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F.
Khi đó hộp thoại Find and Replace (h. 32) mở ra. Có thể cung cấp thêm thông tin cho việc tìm kiếm:
Hình 32. Ví dụ về tìm kiếm
Trong ô Find What gõ cụm từ cần tìm.
Trong ô Look In:
o Chọn tên bảng (nếu muốn tìm cụm từ đó ở tất cả các trường); o Yêu cầu tìm trong trường hiện tại chứa con trỏ (ngầm định).
Trong ô Match, chọn cách thức tìm kiếm:
0 Any Part of Field (cụm từ cần tìm có thể là phần bất kì của trường); o Whole Field (cụm từ cần tìm là nội dung một ô);
0 Start of Field (cụm từ cần tìm phải nằm ở đầu của trường).
Nháy nút Find Next để đến vị trí tiếp theo thoả mãn điều kiện tìm kiếm. Lệnh Replace khác với lệnh Find ở chỗ: sau khi tìm được cụm từ thì thay thế
nó bởi cụm từ cho trong ô Replace With. Chẳng hạn, khi cần phải thay đổi để dữ liệu trong CSDL được nhất quán, ví dụ ta có "HN" và "Hà Nội" trong một CSDL, điều này sẽ khiến cho mẫu hỏi và báo cáo không chính xác. Khi đó ta dùng lệnh Replace để dữ liệu đựợc nhất quán. Cụm từ thay thế được gõ vào ô Replace With (h. 33).
Hình 33. Ví dụ về tìm và thay thế
In dữ liệu
Có thể in dữ liệu từ bảng. Nếu đã áp dụng các điều kiện lọc/sắp xếp, thì có thể giới hạn những bản ghi mà Access sẽ in và xác định thứ tự in. Cũng có thể chọn để chỉ in một số trường. Việc thiết đặt trang in và xem trước khi in thực hiện tương tự như trong Word.
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP
Hãy liệt kê các thao tác cơ bân khi làm việc vối bâng.
Trong bảng HOC_SINH (h. 24), hãy chỉ ra các thao tác sắp xếp các bản ghi tăng dần theo trường To.
Trong bàng HOC_SINH (h. 24), hãy chỉ ra các thao tác để lọc các học sinh nữ sinh sau ngày 1/9/1991