SGK Tin Học 7 - Bài 5. Thao tác với bảng tính

THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH
Điếu chình độ rộng cột và độ cao hàng
Trên trang tính mới, ngầm định các cột có độ rộng và các hàng có độ cao bằng nhau. Khi nhập dữ liệu vào các ô tính, có thể xuất hiện các trường hợp như minh hoạ trên hình 35 dưới đây.
Dãy kí tự quá dài được	Dữ liệu sô' quá dài sẽ
hiển thị ở các ô bên phải	Cột quá rộng	xuâ't hiện các kí hiệu #
aL
B
c
D
E
F
c
í	H
1
Bàng đièin ló'p 7A
2
Stt
Họ vả tòn
Toán
VậtM
Ngứ văn
Tin học
Diềm
.hung bính
3
1
Đinh Vạn h
8
7
8
8
tf 'll ill t n 11II tỉ/1
4
2
Lê Thị Hoài
8
8
8
8
8
5
3
Lê Thái Anl
8
8
7
8
8
6
4
Phạm Như
9
10
10
10
10
5
Vú Việt Anl
8
6
8
8
8
Hình 35
Nháy chuột chọn ô có dãy kí tự (văn bản) dài, em sẽ thấy toàn bộ nội dung của ô trên thanh công thức (h. 36). Nháy chuột chọn ô bên phải nó, thanh công thức cho biết ô đó không có nội dung gì (h. 37).
B	c
D
E J
ịBậ
Stt
ng điểm láp 7A
Họ vã tón Toán
Vật lí
Mgírvản
3| 1
ĐmhVạnl 8
7
8
4 2
Lê Thị Hoi 8
8
8
5 3
Lê Thái Ar 8
8
7
A1▼f» Bàng điếm láp 7A
A
B
c
D
E
1
Bá
fig điểm 1
2
Stt
Họ vá ton
VặtK
Hghvàn
3
1
ĐnhVạnl
8
7
8
4
2
LếThịHỡí
8
8
8
5
3
LéThâAí
8
8
7
B1 ▼ A
Hình 36	Hình 37
Nếu em nhập nội dung cho ô bện phải, nội dung của ô đó sẽ che lấp phần văn bản quá dài của ô bên trái (h. 38).
A
B
z] c
D
E
1
Bànj
Nam h
ọc 2007 - 2008
2
Stt
Họ vã tèn Toán
Vặt li
Nyìrvăn
3
1
Đinh Vạn I 8
7
8
4
2
Lê Thị Hoi 8
8
8
5
3
LêlháiAr 8
8
7
6
4
Phạm Như 9
10
10
Nội dung của ô BI che lấp nội dung của ô AI
BI
X 7 Ẩx Nãm học 2007 - 2008
Do vậy để hiển thị hết nội dung các ô chúng ta thường phải tăng độ rộng của các cột hoặc để trình bày hợp lí cần giảm độ rộng của các cột khác.
Để điều chỉnh độ rộng cột, em hãy thực hiện các bước sau (h. 39):
A 4* B
c
D
E
1
Bàng điềm l<ýp 7A
2
Stt Họ vó lẽn
Toán
Vạt lĩ
Ngírvãn
3
1 Đinh Van 1
8
7
8
4
2 Lê Thị Hoi
8
8
8
5
3 LỄ Thái Ar
8
8
7
6
4 Phạm Nhu
9
10
10
7
5VCViệtAi
8
6
8
1. Đưa con trỏ chuột vào biên phải của tên cột cần mở rộng
A	B	c
D
E
Bàng điềm lữp 7A
Stt ị Họ vả tétt Toán
Vật lí
Ngữ văn
1 Đinh Vạn 1	8
7
8
2LêThịHo< 8
8
8
3 Lê Thả Ar 8
8
7
4 Phạm Như 9
10
10
2. Kéo thả sang phải để mở rộng hay sang trái để thu hẹp độ rộng của cột
39
Đê’ thay đổi độ cao của các hàng em cũng thực hiện tương tự (h. 40):
A
B
c
D
E
2
Stt
Họ vả tén
Toán
Vật lí
Mtjir ván
Kéo thả chuột
3
ĩ
Đinh Vạn I
8
7
8
cao 4*
2
Lê Thị Hoi
8
8
8
để thay đổi độ
ỉ
3
Lê Thái Ar
8
8
7
6
4
Phạm Như
9
10
10
. 7
5
Vũ Việt Ai
8
6
8
Hình 40
Lưu ý Nháyđúp chuột trên vạch phân cách cột hoặc hàng sẽ điều chỉnh độ rộng cột, độ cao hàng vừa khít với dữ liệu có trong cột và hàng đó.
Chèn thêm hoặc xoá cột và hàng
Em hãy quan sát hai trang tính được minh hoạ trên hình 41 dưới đây:
A
B
c
D
1
só HỌC SINH GIỎI KHỞI7
2
Láp
Nam
Nữ
Tồng cộng
3
74
8
4
12
4
76
8
5
13
5
7C
6
6
12
6
70
9
6
15
7
76
9
7
16
—
A
B
c
p
2
SỞ HỌC SINH GIỎI KHỐI 7
3
4
Lóp
Tỗnq cộnq
Nam
Nữ
5
74
12
8
4
6
76
13
8
5
7
7C
12
6
6
8
70
15
9
6
9
76
16
9
7
Hình 41b
Hình 41a
Hai trang tính này chứa dữ liệu giống nhau, chỉ có trật tự các cột là khác nhau. Ngoài ra hàng tiêu đề của trang tính trên hình 41 b được tách ra khỏi vùng dữ liệu bằng một hàng trống, nhờ thế dữ liệu chính được trình bày tập trung và rõ ràng hơn.
Trong quá trình lập trang tính ta thường phải chèn thêm các cột hay các hàng vào vùng đã được nhập dữ liệu hoặc xoá bớt các cột hay các hàng không cẩn thiết. Ví dụ, để có trang tính trên hình 41 b em không cần phải lập lại trang tính mà có thể chèn thêm cột và hàng trên trang tính ở hình 41 a rổi di chuyển dữ liệu của cột D sang vị trí thích hợp.
Chèn thêm cột hoặc hàng
Em thực hiện các bước sau đây để chèn thêm cột (h. 42):
1. Nháy chọn một cột
2. Mồ bảng chọn Insert và chọn Columns
A
1
2
3
só HỌC s
4
LÓ'P
5
74
6
76
7
7C
8
70
9
7E
NH GIÒI KH »17
Nam
8
8
6
9
9
Nữ'
4
5
 6
18
Arial
D^S
1
2
só HỌCS
3
4
Lớp
5
74
6
76
Tống cộng 12 13 12 15
is Snaglt LJ' Wndo 81
ffsPJ Fte Edit View Insert Format Took Data Wild'
NH G1ỎI KHftl 7
Nam 8 8
... ' :
II 7
Nữ
Tỗnq cộng
4
12
5
13
Hình 42
Một cột trống sẽ được chèn vào bên trái cột được chọn (h. 43).
— Cột mới được chèn thêm
A
B
c
D
B
1
2
só HỌC SINH GIỎI
KHỐI 7
3
4
Lóp
Nam
Nữ
Tổng cộng
5
7A
8
4
12
6
7B
8
5
13
7
7C
6
6
12
8
7D
9
6
15
9
7E
9
7
16
Hình 43
Các thao tác chèn thêm hàng cũng tương tự:
Nháy chọn một hàng.
Mở bảng chọn Insert và chọn lệnh Rows.
Một hàng trống sẽ được chèn bên trên hàng được chọn.
Lưu ý Nếu em chọn trước nhiều cột hay nhiều hàng, số cột hoặc số hàng mới được chèn thêm sẽ đúng bằng sô' cột hay số hàng em đã chọn, b) Xoá cột hoặc hàng
Nếu em chọn các cột cần xoá và nhấn phím Delete, em sẽ thấy chỉ dữ liệu trong các ô trên cột đó bị xoá, còn bản thân cột thì không. Để xoá thực sự các cột hoặc các hàng, em cần sử dụng lệnh Edit Delete. Hình 44 dưới đây minh hoạ các thao tác xoá cột:
A
B
ộ
D
(§3 £te
£đt; ỵi8w
insert Fgimet loots u*« Window
1
11
*
■o Undo Column Width CM»Z
A
? D
2
Sở HỌC Slt
1 GIỎI KHỐI 7
B1
X Cut
CWeX
3
Uih Cow
CM»C
D
£
Lóp
Nam
Nữ
Tỏng cộng
1
ff*- Paste
	—	
5
7A
8
4
12
2
Sớ
6
7B
8
5
13
3
7
7C
6
L	-
6
12
4
Cte#
►
Toild cóllq
5
(jetele
12
1. Chon các côt cần xoá
6
M E«d..
13
7
V
12
2. Mở bảng chọn Edit và chọn lệnh Delete
Khi một cột hay hàng bị xoá, các cột bên phải được đẩy sang trái, các hàng phía dưới được đẩy lên trên.
Sao chép và di chuyển dữ liệu
Sao chép nội dung ô tính
Em đã được làm quen với việc sao chép và di chuyển khi soạn thảo văn bản bằng các nút lệnh Copy %, Cut & và Paste ® . Chương trình bảng tính cũng có các lệnh và nút lệnh tương tự.
Ví dụ, muốn đổi chỗ các cột dữ liệu B và c trên trang tính trong hình 45, em chỉ cần sử dụng các lệnh đó để sao chép dữ liệu trong cột c vào cột trống (h. 46) và lặp lại các thao tác sao chép thích hợp.
A
B
c
D
1
SỔ HỌC SINH GIÒI KHÓI 7
2
LÓ'P
Nam
Nứ
TỒlUI CÔIKl
3
7A
8
4
I ÌT
4
7B
8
5
5
7C
6
6
6
7D
9
6
7
7E
9
7
Hình 45
A
B	c
D
E
F	I
1
HỌC SINH GIOI KHỐI 7
2
Lơp
Nam ỉ Nừ J
Tổng cộng
Nữ
3
7A
8*4;
12
4
4
7B
8	;	5
5
5
7C
6 ; 6
6
6
7D
9	;	6
6
7
7E
9	;	7	5
7
D3
 =SUM(B3:C3)
Hình 46
Em thực hiện các thao tác sau đây để sao chép dữ liệu:
Chọn ô hoặc các ô có dữ liệu em muốn sao chép.
Nháy nút Copy % trên thanh công cụ.
Chọn ô em muốn đưa dữ liệu được sao chép vào.
Nháy nút Paste ® ’ trên thanh công cụ (h. 47).
1. Chọn các ô cần sao chép
2. Nháy chọn ô đích
nội dung và nháy vào nút Btầ
—
và nháy vào nút ®	-
A
B
c
D
E
F
1
SỐ HOC SINH GIỎI KHỐI 7
2
Lớp
Nam
Nữ”’!
Tồnq CỘ|]<1
3
7A
8
4
12
4
7B
5
5
7C
6
6
6
7D
9
6
7
7E
9
Lu
7 I
. 	
Hình 47
Kết quả
E
F
b)
Sau khi nháy nút íã, một đường biên chuyển động quanh ô hoặc khối có nội dung được sao chép xuất hiện. Sau khi nháy nút ® , đường biên đó vẫn còn để có thể sao tiếp nội dung sang các ô khác. Nhấn phím Esc nếu muốn loại bỏ đường biên đó.
Khi sao chép em cần chú ý những điều sau đây để tránh sao đè lên dữ liệu đã có:
Khi chọn một ô đích, nội dung của các ô trong khối được sao chép vào các ô bên dưới và bên phải ô được chọn, bắt đầu từ ô đó.
Nếu em sao nội dung của một ô và chọn một khối làm đích (không chỉ một ô), nội dung đó sẽ đữợc sao chép vào mọi ô trong khối đích.
Di chuyên nội dung ô tính
Di chuyển nội dung ô tính sẽ sao chép nội dung ô tính vào ô tính khác và xoá nội dung ở ô ban đấu (h. 48, 49)
A
B
c
D
1
só HỌC SINH GIỎI KHÓI 7
2
Lớp
Nam
Nii>
Tồnq cộnq
3
7A
8
4
12
4
7B
8
5
13
5
7C
6
6
12
6
7D
9
6
15
7
7E
9
7
16
Hình 48
A
B
c
D
E
F 1
1
só HỌC SINH GIÒI KHỚI 7
2
Lóp
Nam
Tồng cộng
Nữ
3
7A
8
12
4
4
76
8
13
5
5
7C
6
12
6
6
7D
O
15
6
7
7E
9
16
7
Hình 49
Em thực hiện các thao tác sau đây để di chuyển dữ liệu:
Chọn ô hoặc các ô có dữ liệu em muốn di chuyển.
Nháy nút Cut X trên thanh công cụ.
Chọn ô em muốn đưa dữ liệu được di chuyển tới.
Nháy nút Paste ®' trên thanh công cụ.
Sao chép công thúc
Trên hình 50a dưới đây, trong ô D3 em thấy có công thức =B3+C3 (tính số học sinh giỏi của lớp 7A). Thực hiện thao tác sao chép nội dung ô D3 vào ô D4, em sẽ thấy kết quả sao chép trong ô D4 là công thức =B4+C4 (h.50b). Công thức đã bị thay đổi, nhưng lại phù hợp với mục đích tính số học sinh giỏi của lớp 7B. Như vậy để có số học sinh giỏi của các lớp khác, em chỉ cần sao chép nội dung ô D3 vào các ô khác trong cột D mà không cần phải nhập công thức trong từng ô.
Hình 50a	Hình 50b
Sao chép nội dung các ô có công thức
Trước hết ta xét ví dụ minh hoạ.
Cho trang tính như hình 51 a, trong ô C6 có công thức:
=A3+50	(1)
C6 - A =A3+50
Hình 51a
D4
"T
A =81+50
A
B
c
D I
1
100
2
	L
3
200
4
	 isod
5
6
250
7	1
7
	ị
Hình 51b
Kết quả trong ô C6 là 250 (h. 51 a). Nếu sao chép nội dung ô C6 vào ô D4, kết quả trong ô đích D4 là 150 (h. 51 b). Nháy ô D4, ta thấy trong ô đó có công thức:
=B1+50	(2)
Sau khi sao chép từ ô C6 vào ô D4, địa chỉ ô trong công thức đã bị thay đổi từ A3 thành B1.
Ta hãy xét quan hệ giữa ô chứa công thức và ô có địa chỉ trong công thức:
Ô chứa công thức
Ô có địa chỉ trong công thức
Quan hệ giữa chúng
C6
A3
ô A3 nằm bên trái ô C6 hai cột, phía trên ô C6 ba hàng.
D4
B1
ô B1 nằm bên trá: ô D4 hai cột, phía trên ô D4 ba hàng.
Ta thấy rằng vị trí tương đối của ô C6 so với ô A3 trong công thức (1) và vị trí tương đối của ô D4 so với ô B1 trong công thức (2) là như nhau.
Nếu trong công thức có địa chỉ của nhiều ô, khi sao chép mỗi địa chỉ đó cũng sẽ được điều chỉnh một cách tương tự.
Ta rút ra kết luận sau:
Khi sao chép một ô có nội dung là công thúc chúa địa chỉ, các địa chỉ duọc điều chỉnh đê giữ nguyên vị trí tuông đối giũa ô chúa công thúc và ô có địa chỉ trong công thúc.
Ví dụ: Trong các cột B và c trên hình 50a là số học sinh giỏi nam và học sinh giỏi nữ của các lớp 7. Để tính tổng số học sinh giỏi cho từng lớp, trong ô D3 em có thể sử dụng công thức: =B3+C3 (hoặc hàm =SUM(B3,C3)). Sao chép công thức này vào các ô D4:D7, công thức trong ô D4 sẽ là =B4+C4, ..., công thức trong ô D7 sẽlà =B7+C7 theo đúng quy tắc giữ nguyên vị trí tương đối giữa ô chứa công thức và ô có địa chỉ trong công thức.
Nhờ đó kết quả trong các ô được sao chép vào vẫn cho đúng tổng số học sinh giỏi của từng lớp.
Lưu ý Việc chèn thêm hay xoá hàng hoặc cột làm thay đổi địa chì của các ô tính. Khi đó địa chỉ ô tính trong công thức sẽ được điều chỉnh thích hợp để công thức vẫn đúng.
Di chuyên nội dung các ô có công thức
lêu chỉnh; nghĩa là công thức được sao
Khi di chuyển nội dung các ô có chứa địa chỉ bằng các nút lệnh Cut & và Paste
, các địa chỉ trong công thức không bị chép y nguyên (h. 52a và h. 52b).
A
B
c
D ]
1
SỚ HỌC SINH GIỎI KHỐI 7
2
LÓ'P
Nam
Nữ
Tónq cóliq
3
7A
8
4 !
12 I
4
76
8
5
5
7C
6
6
6
70
9
6
7
7E
9
7
D3 - A =B3+C3
A
B
c
D I
1
Sớ HỌC SINH GIÒI KHỐI 7
2
Lỡp
Nam
Nip
Tỗnq cônq
3
7A
8
4
4
76
8
5 .ỉ
12 1
5
7C
6
6
6
70
9
6
7
7E
9
7
D4 - A =B3+C3
Hình 52a	Hình 52b
Lưu ý Khi thực hiện các thao tác trên trang tính, nếu thực hiện nhầm, em hãy sử dụng nút lệnh Undo *■> ’ trên thanh công cụ để khôi phục lại trạng thái trước đó một cách nhanh chóng.
CÂU HỎI
Muốn sửa dữ liệu trong một ô tình mà không cần nhập lại phải thực hiện thao tác gì?
Nháy chuột trên ô tính và sửa dữ liệu;
Nháy chuột ừên thanh công thức và sửa dữ liệu;
Nháy đúp chuột trên ô tình và sửa dữ liệu.
Hãy chọn những phuong án đủng.
Nêu các thao tác cỏ thể thực hiện đuợc vói các ô tỉnh, khối, hàng và cột.
Trong ô E10 có công thức =A1+B3. Công thức sẽ đuợc điều chỉnh nhu thế nào nếu
Sao chép ô E10 vào ô G12;	b) Sao chép ổ E1O vào ô G2;
Sao chép ô E1O vào ô E3;	d) Di chuyển õ E10 sang ô G12.