Soạn bài Văn bản thông báo
VĂN BẢN THÔNG BÁO Thông báo là loại văn bản truyền đạt những thông tin cụ thể từ phía cơ quan, đoàn thể, người tổ chức cho những người dưới quyền, thành viên đoàn thể hoặc những ai quan tâm nội dung thông báo được biết để thực hiện hay tham gia. Văn bản thông báo phải cho biết ai thông bẩo, thông báo cho ai, nội dung công việc, quy định, thời gian, địa điểm,... cụ thể, chính xác. Văn bản thông báo phải tuân thủ thể thức hành chính, có ghi tên cơ quan, sô' công văn, quốc hiệu và tiêu ngữ, tên văn bản, ngày tháng, người nhận, người thông báo, chức vụ người thông báo thì mới có hiệu lực. Một văn bản thông báo cần có các mục sau đây : Thể thức mở đầu văn bản thông báo Tên cơ quan chủ quản và đơn vị trực thuộc (ghi vào góc trên bên trái). Ví dụ : PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUẬN IV TRƯỜNG THCS KHÁNH HỘI Quốc hiệu và tiêu ngữ (ghi vào góc trên bên phải) : CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA'VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa điểm, thời gian làm thông báo (ghi vào góc bên phải). Tên văn bản (ghi chính giữa) : THÔNG BÁO Về Nội dung thông báo : Thông báo của ai ? Thông báo cho ai ? Thông báo về việc gì ? Nội dung cụ thể ? Thể thức kết thúc văn bản thông báo : Nơi nhận (ghi vào phía dưới bên trái). Chức vụ, chữ kí và họ tên người có trách nhiệm thông báo. Ví dụ : PHÒNG GD & ĐT QUẬN IV CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS KHÁNH HỘI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc SỐ: 05/TB TP. Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 8 năm 2004 THÔNG BÁO về kế hoạch lao động Kính gửi : Các giáo viên chủ nhiệm và lớp trưởng các lớp trong toàn trường Để chuẩn bị cho năm học mới, nhà trường tổ chức lao động dọn vệ sinh, kế hoạch cụ thể như sau : Học sinh toàn trường lao động vào lúc 7 giờ ngày 3 tháng 9 năm 2004. Công việc : Tất cả các lớp đều làm vệ sinh phòng học của lớp mình : quét dọn phòng, lau chùi bàn ghế và cửa kính. Làm vệ sinh sân trường theo khu vực được phân công : + Khôi 6 : sân trước, bên trái. + Khôi 7 : sân trước, bên phải. + Khôi 8 : sân sau, bên trái. + Khôi 9 : sân sau, bên phải. Các lớp phải hoàn thành công việc trước 10 giờ 30 cùng ngày để nhà trường nghiệm thu. Yêu cầu các giáo viêri chủ nhiệm và lớp trưởng các lớp chuẩn bị và thực hiện đúng kế hoạch của nhà trường. Nơi nhận : Như trên Lưu Văn phòng. KT. HIỆU TRƯỞNG Phó Hiệu trưởng (kí tên) Trần Minh An * THựC HÀNH - LUYỆN TẬP Trong các tình huống sau, tình huôhg nào phải viết thông báo ? Vì sao ? Những tình huống còn lại cần phải làm loại văn bản nào ? Nhà trường muôn các lớp chuẩn bị tham gia Hội thi khéo tay để chào 'mừng Ngày Quốc tế Phụ nữ 8 - 3. Giáo viên chủ nhiệm muôn mời họp phụ huynh cuối năm học. Lớp trưởng gửi văn bản tổng kết tình hình thi đua của lớp trong tháng cho thầy giáo chủ nhiệm. Ban chỉ huy liên đội muốn các chi đội nắm được kế hoạch kiểm tra hoạt động Đội cuối năm của cấp trên. Một bạn học sinh trong lớp nhiều lần vi phạm kỉ luật, tập thể lớp muôn đưa bạn ấy ra Hội đồng kỉ luật của nhà trường. Em hãy đề xuất một tình huống cần phải làm thông báo và thử viết thông báo ấy. Đọc văn bản sau : THÔNG BÁO CỦA LIÊN ĐỘI TNTP Hồ CHÍ MINH TRƯỜNG THCS PHAN BỘI CHÂU VỀ CUỘC THI “VIẾT VỀ NHỮNG NGƯỜI SỐNG QUANH TA’ Thực hiện chương trình hoạt động Đội năm học 2004 - 2005, nhằm giáo dục đạo đức và phát hiện nàng khiếu viết văn trong đội viên, Ban chỉ huy liên đội TNTP trường THCS Phan Bội Châu tổ chức cuộc thi “Viết về những người sông quanh ta”. Kế hoạch tổ chức đã được Ban giám hiệu nhà trường đồng ý. Nay Ban chỉ huy liên đội thông báo để các chi đội và các đội viên nắm được những điều cần biết về cuộc thi : Mục tiêu : Cuộc thi “Viết về những người sống quanh ta” nhằm mục đích biểu dương những tấm gương tốt đẹp trong nhà trường và ngoài xã hội, từ đó tạo ra một phong trào học tập và làm theo những tấm gương người tốt, việc tốt. Đối tượng dự thi : toàn thể các đội viên trong toàn liên đội. Quy định : Bài viết phải phản ánh một gương người tốt, việc tốt có thật. Không được hư cấu, bịa đặt. Bài viết tay trên giấy kẻ ngang, ngắn nhất không dưới 800 chữ, dài nhất không quá 1.500 chữ. Các chi đội gửi bài dự thi về cho Ban tổ chức trước ngày 30 tháng 4 năm 2004. Tổng kết và trao giải thưởng : ngày 19 tháng 5 năm 2004. Đề nghị Ban chỉ huy các chi đội vận động đội viên tham gia tốt cuộc thi. Nơi nhận ' TM. Ban chỉ huy liên đội Ban giám hiệu Liên đội trưởng Đoàn trường (kí tên) Các chi đội Hoàng Văn Nam Lưu Văn phòng Em hãy chỉ ra những chỗ chưa đạt yêu cầu (về thể thức, nội dung và cách viết) của bản thông báo trên. Viết lại bản thông báo cho hoàn chỉnh.